〈民眾寄發信件流程〉
步驟一:民眾透過網站「首長信箱」發信
步驟二:系統寄發「首長信箱確認函」
步驟三:民眾點選確認函內連結回覆確認信件
若民眾未於7日內回覆確認信件,該案不受理。
若民眾於7日內回覆確認信件,該案進入處理流程。

〈信件處理流程〉
步驟一:系統分派信件給相關承辦單位
步驟二:承辦單位進行處理
步驟三:上網回覆民眾意見
步驟四:結案

以上信件處理流程,民眾皆可上網查詢目前處理進度。